30.10.2016 Jak poprowadzić zebranie, by uczestnicy nie usnęli z nudów? - 5 błędów prowadzących zebranie szefów

Znowu zebranie ? to tylko strata czasu, kiedy mam pracować  – myślą często pracownicy  zaproszeni na kolejne zebranie firmowe.

No tak – kolejne spotkanie do poprowadzenia, ja jak zwykle będę się produkował, a  ludzie będą siedzieć w milczeniu, bierni i znudzeni – myślą przed zebraniem  niektórzy szefowie.

Dlaczego spotkania bywają nieudane, czemu często zebrania firmowe mają zły PR – poznaj 5 błędów prowadzących zebranie.

1.Zbyt duża liczba zebrań 

Prowadziłam kiedyś warsztat nt Zarządzania sobą w czasie, podczas którego uczestnicy poznawali sposoby na planowanie swojego czasu w pracy. Jeden z uczestników podszedł do mnie w trakcie przerwy z laptopem. Powiedział – mój największy problem to … i pokazał mi swój kalendarz elektroniczny –  80% tygodnia zajmowały mu spotkania, na które był zaproszony przez szefa lub inne osoby ze swojej firmy, praktycznie nie miał czasu na pracę.

Błędem niektórych szefów, czy w ogóle firm jest zbyt duża liczba spotkań, w których muszą uczestniczyć pracownicy. Organizując spotkanie zastanów się kogo zaprosić i czy na pewno wszystkie te osoby są na tym spotkaniu niezbędne. Szanuj czas swoich pracowników.

 2. Przedłużanie zebrań

Kolejny błąd również wiąże się z czasem. Prawo Parkinsona mówi o tym, że jeśli organizujemy spotkanie i planujemy, że będzie ono trwało np. 2 godz, to potem w trakcie zebrania nieświadomie dążymy do tego by zebranie nie skończyło się przed czasem. Sami przed sobą i przed zaproszonymi uczestnikami chcemy wypaść jako osoby, które potrafią świetnie zarządzać swoim czasem. Jak uniknąć tego błędu? Jeśli podczas zebrania udało się omówić wszystkie kwestie, zakończ zebranie, nie czekając aż upłynie cały zaplanowany na nie czas.

3. Brak konkretnych ustaleń

Nierzadko po zebraniu uczestnicy rozchodzą się z poczuciem, że z zebrania nic nie wynikło i dalej nie wiedzą co mają robić. By temu zapobiec na początku przedstaw cel i agendę zebrania, a na koniec podsumuj ustalenia. By mieć pewność, że wszyscy uczestnicy tak samo je zrozumieli, możesz poprosić, by każdy na koniec powiedział jak zrozumiał ustalenia i co konkretnie on ma zrobić w wyniku tego zebrania. Podsumowanie działań wraz z przypisaniem konkretnych osób za nie odpowiedzialnych i terminów wyślij do uczestników zebrania na piśmie. Możesz też poprosić jednego z pracowników by przygotował takie podsumowanie.

4. Dominujący szef /prowadzący

Szefowie zazwyczaj oczekują, by pracownicy angażowali się w zebrania, dyskutowali, a tymczasem nierzadko zdarza się, że oni biernie akceptują propozycję szefa. Brak zaangażowania może wynikać ze zbyt dominującego sposobu prowadzenia zebrania. Jeśli szef ma silną osobowość i dyrektywny styl zarządzania zazwyczaj ma tendencję do narzucania pracownikom na początku zebrania swojego zdania. Jeśli wiesz, że możesz być odbierany przez swoich pracowników jako taka silna osobowość, a chcesz ich zachęcić do wymiany poglądów i dyskusji, najpierw zadaj im pytania, zbierz ich opinie, dopiero później zaprezentuj swoje zdanie na ten temat. Jeśli chcesz porozmawiać z pracownikami na trudne tematy i obawiasz się, że nie będą chcieli o tym mówić w grupie – wykorzystaj  przyklejane kartki typu post it. Możesz rozdać je uczestnikom i poprosić, by zapisali swoje odpowiedzi na twoje pytanie lub swoje pomysły na kartkach. Następnie uczestnicy przyklejają je np. do ściany, a prowadzący odczytuje je i omawia. Dzięki temu uczestnicy mogą „wypowiedzieć” się nawet w trudnych kwestiach pozostając anonimowymi.

4. Nieangażujące zebrania

Brak zaangażowania uczestników zebrania może też wynikać z monotonnej formy prowadzenia. Jeśli prowadzący zebranie szef wygłasza długą prezentację nie aktywizując uczestników, to po 15 minutach traci kontakt z większością swoich odbiorców, którzy zaczynają  dyskretnie sprawdzać maile w telefonie lub zastanawiają się za co muszą się zabrać, gdy tylko zebranie się zakończy.

Jak temu przeciwdziałać ? Angażuj  uczestników – zadawaj im pytania, wciągaj w dyskusję, proś o podawanie przykładów. Możesz podzielić uczestników na dwie grupy i poprosić o opracowanie rozwiązania problemu w grupach, a potem przedstawienie wniosków. Gdy macie do rozwiązania problem warto zastosować kreatywne metody rozwiązywania problemów – np. burza mózgów, odwrócona burza mózgów, metoda kapeluszy de Bono.

W trakcie szkoleń dla menedżerów nt. prowadzenia zebrań zauważyłam, że częstą trudnością w aktywizowaniu uczestników jest nieumiejętność wytrzymania ciszy. Prowadzący zebranie menedżer rozpoczyna dyskusję, zadaje pytanie i po chwili krępującej dla niego ciszy sam sobie odpowiada na to pytanie, nie dając szans grupie. Tymczasem czas ciszy po zadaniu pytania inaczej liczy się dla prowadzącego, a inaczej dla uczestników. Prowadzący zebranie myśli, że cisza oznacza, że nikt się nie odezwie. Zazwyczaj uczestnicy zebrania po prostu potrzebują czasu, by pomyśleć nad odpowiedzią. Jeśli pytasz, daj czas na odpowiedź.

Owocnych i ciekawych zebrań !

Zainteresowany szkoleniami dla menedżerów - Sprawdź naszą ofertę szkoleń dla biznesu